Liika tieto on liikaa

"Verkossa jokainen voi hyötyä muiden jakamasta tiedosta. Myös yrityselämässä on oivallettu, että on välineitä ja mahdollisuuksia turhan työn tekemisen vähentämiseen."

Jos etsii netistä piraattielokuvaa tai musiikkia, osuu helposti palveluun, joka listaa tarjolla olevia vertaisverkkotiedostoja. Palvelusta näkee vaivatta, mitä tiedostoa ladataan eniten ja käyttäjien kommenteista voi lukea, miksi näin on. Myös tarjolla olevien tiedostojen mahdollisten puutteet on usein lueteltu.

Kannattaisiko mallia soveltaa työelämässä?

Kun alkaa etsiä tarvittavaa tiedostoa, esimerkiksi raporttia tai tarjouspohjaa, näkisi yhdellä haulla kaikista järjestelmistä kaikki olennaiset tiedostot. Samalla selviäisi, mitä tiedostoa kollegat ovat käyttäneet useimmin ja mitä puutteita tai hyviä asioita he ovat havainneet kyseisessä dokumentissa.

Absoluuttisen oikea tieto ei edelleenkään napsahtaisi kuin manulle illallinen, mutta sen löytämisen todennäköisyys paranisi huomattavasti. Tieto on nimittäin kuin mallasviski: sitä on saatava riittävästi, mutta ei liikaa.

Verkossa jokainen voi hyötyä muiden jakamasta tiedosta. Myös yrityselämässä on oivallettu, että on välineitä ja mahdollisuuksia turhan työn tekemisen vähentämiseen. Tätä on yritys 2.0 -ajattelu (enterprise 2.0).

Käytännössä tämä tarkoittaa kolmea asiaa. yritystason mash-up-sovelluksia, joilla yhdistetään useiden erillisten palvelujen tietoa uusiksi kokonaisuuksiksi, uusia tapoja yhteistyöhön (co-creation) ja käyttäjien jo tekemien valintojen ja arvostusten hyödyntämistä (co-filtering).

Ryhmätyöteknologia ei ole uusi asia. Aiempaan verrattuna erona on, että ryhmää ei määritellä etukäteen, eikä kyseessä ole projektiryhmä, työryhmä tai muu varta vasten nimitetty komitea. Yritys 2.0 -sovelluksella halutaan madaltaa kynnystä viestintään organisaation sisällä. Päätös ajatustenvaihdosta muiden kanssa jää käyttäjälle.

Käyttäjän osallistuminen ratkaisee yritys 2.0 -sovelluksen nousu¬n tai tuhon. Eri järjestelmien yhdistämisen täytyy tapahtua siten, että käyttäjän näkökulmasta hänen käsissään on saumaton kokonaisuus. Työkalujen täytyy olla intuitiivisia ja vaivattomia käyttää, jotta käyttäjä motivoituu osalllistumaan. Jos käyttäjä kirjoittaa tiedon mielummin keltaiselle tarralapulle, peli on menetetty.

Historiasta olemme oppineet, että kulloinkin tuoreimpaan it-teknologiaan perustuvista hankkeista noin puolet toteutetaan tohinalla käyttäjää kuuntelematta. Tulokset jäävät valjuiksi, kaikki pettyvät.

Koska enterprise 2.0 perustuu nimenomaan käyttäjän vapaaehtoisuuteen, on todennäköistä, että näin käy tälläkin kerralla. Mutta jos käyttäjää kuunnellaan ja hän ymmärtää, mitä uusi teknologia mahdollistaa, vaikutus työn tuottavuuteen voi olla taulukkolaskennan tai sähköpostin luokkaa.

Uskon, että uusi malli hiipii vähitellen useimpiin yrityksiin, joissa joudutaan pöyhimään laajoja tietomassoja.

Yritys 2.0 -sovelluksilla voidaan myös nipistää kuluista. Niillä voidaan puristaa viimeiset mehut jo uponneiksi katsotuista kustannuksista. Sovelluksilla voidaan esimerkiksi pitkittää olemassaolevien järjestelmien elinikää, kun vaivalloinen integrointi muihin järjestelmiin master datan etsimisineen voidaan kiertää. Suurin hyöty lisävuosista saadaan useimmiten järjestelmästä, jonka päivittäminen uuteen ahdistaa tietohallintoväkeä eniten.

Juha Lamminkari

Juha Lamminkarin kirjoitus yritys 2.0 (enterprise 2.0) -ajattelusta, julkaistu Tietoviikko -lehdessä 30.1.2009.